LE VICINAL

Notre gouvernance partagée

Comment ça marche ?

Au Vicinal, nous avons choisi de partager la responsabilité du projet. Plutôt que de faire reposer toutes les décisions et toutes les tâches sur quelques personnes, nous nous organisons en plusieurs cercles. Cette gouvernance partagée permet également de mieux répondre aux envies des citoyens et aux besoins du territoire. Chaque cercle a une mission, un périmètre d’action et une certaine autonomie. Cet article présente la gouvernance partagée mise en place au Vicinal.

En résumé

Des cercles complémentaires
Chaque cercle s’occupe d’un morceau du projet. Les cercles se parlent et coopèrent.

 

L’autonomie au plus près de l’action
Quand une question concerne directement un cercle, celui-ci peut agir dans son périmètre.

 

Des retours réguliers
L’autonomie ne signifie pas travailler seul·e : les cercles partagent leurs avancées, questions et besoins.

 

On ajuste en chemin
La gouvernance est encore en construction : nous testons, apprenons et ajustons.

 

Comment les cercles travaillent ensemble ?

Le Cercle Cœur donne le cap et veille à la cohérence d’ensemble. Les autres cercles prennent en charge leur domaine : activités, finances, partenariats, événements, communication et vie quotidienne.

Exemple : le Cercle Événement imagine une guinguette → Communication la fait connaître → Administratif & Financier suit les aspects administratifs et financiers → Cœur reste informé des grandes orientations.

Les 7 cercles du Vicinal

  Cercle Cœur

Sa mission : Prendre soin des personnes qui s’investissent, être garant des valeurs et de la charte, porter les grandes orientations et la vision du Vicinal.

Ses principales tâches :

• Réflexion sur les orientations, la stratégie, la vision et les valeurs du projet

• Coordination entre les cercles et retours réguliers

•  Arbitrage entre les cercles, si nécessaire

• Être le point de contact et des ambassadeurs du projet

 

  Cercle Animation

Sa mission : Accueillir les porteurs d’ateliers, organiser les activités et faciliter les inscriptions, en veillant à leur cohérence avec les valeurs du Vicinal.

Ses principales tâches :

• Recevoir les porteurs d’ateliers et en veillant à la cohérence du projet

• Planifier l’agenda en tenant compte des activités, location, occupation,...

• Gérer les inscriptions et prévenir les porteurs d’ateliers

• Faire le lien avec la communication pour la promotion des activités

 

  Cercle Administratif & Financier

Sa mission : Assurer le suivi administratif et financier qui permet au Vicinal de fonctionner, de rendre compte de ses activités et de préparer son avenir.

Ses principales tâches :

• Rapports d’activités et suivi des conventions

• Élaboration du budget et suivi des dépenses

• Recherche de financements

• Gestion de la boîte mails

• PV, conventions, ordres du jour, convocations et rappels

• Centralisation et transmission des informations et documents utiles

 

  Cercle Partenariat & Ancrage territorial

Sa mission : Aller à la rencontre des associations, partenaires ou autres, et faire connaître les compétences que le Vicinal peut partager.

Ses principales tâches :

• Lister les partenariats possibles et déjà envisagés

• Faire le bilan des partenariats passés

• Identifier les personnes et structures déjà contactées

• Clarifier ce que le Vicinal peut apporter

• Créer et entretenir des liens utiles au projet

 

  Cercle Événement

Sa mission : Dynamiser la vie du Vicinal par des moments festifs, conviviaux et mobilisateurs, et en assurer l’organisation.

Ses principales tâches :

• Proposer des événements mensuels avec le Cercle Animation

• Organiser, préparer, mettre en place et évaluer les  événements 

• Établir un calendrier et planifier  les 3 prochains mois

 

  Cercle Communication

Sa mission : Donner de la visibilité au projet et à ses valeurs, et faire connaître le lieu, ses activités et ses événements.

Ses principales tâches :

• Gestion des réseaux sociaux, newsletter,  site internet, ...

• Promotion des activités et événements

• Relations presse

• Création de supports visuels

 

  Cercle Vie quotidienne

Sa mission : Assurer la gestion du lieu, son respect et le bien-être de chacun·e en son sein.

Ses principales tâches :

• Gérer réservations et occupations des salles

• Gérer matériel, stocks, boissons et consommables

• Veiller à l’entretien, aux poubelles, aux plantes, à la décoration et aux énergies

• Organiser l’accueil et l’ouverture

• Veiller au respect du lieu, à son organisation et son fonctionnement

 

Et concrètement, qui fait quoi ?

Les cercles ne sont pas des équipes fermées. On peut contribuer à un cercle selon ses envies, ses compétences et le temps dont on dispose. Une même personne peut participer à plusieurs cercles.

Les référent·es sont des points de repère : ils facilitent la circulation des informations et le lien avec les autres cercles.

Une gouvernance qui se construit

Certains éléments sont déjà définis, d’autres sont encore en construction. C’est volontaire : nous voulons tester, apprendre et ajuster notre organisation à partir de la réalité du Vicinal.

Notre objectif : que chacun·e puisse comprendre où se trouve une décision, savoir à qui s’adresser, contribuer à la vie du lieu et prendre sa part de responsabilité.

Envie de participer ?

Il n’est pas nécessaire de tout connaître pour rejoindre un cercle.
On peut venir pour aider, apprendre, proposer une idée ou simplement donner un peu de son temps.

 

Le meilleur point de départ : venez nous parler au Vicinal !